Страница с вакансиями и формой отклика — привычная часть корпоративного сайта, но с точки зрения персональных данных она устроена сложнее обычной формы заявки: резюме содержит не только контакты, но и образование, опыт работы, иногда фото, а сама форма собирает данные о человеке, с которым у компании ещё нет никаких договорных отношений.

Чем HR-данные отличаются от обычных данных клиента

Резюме — это, по сути, развёрнутое досье на человека: предыдущие места работы, зарплатные ожидания, иногда семейное положение или дата рождения, если формат резюме их включает. Часть этой информации формально относится к общим категориям персональных данных, но объём и детализация выше, чем в обычной форме заказа, — а значит, выше и репутационные последствия при утечке.

Форма отклика: что должно быть правильно

  • Чекбокс согласия на обработку персональных данных в целях подбора персонала — отдельная формулировка, отличная от общего согласия клиента сайта
  • Явное указание, что загруженный файл резюме будет храниться и обрабатываться сотрудниками HR-отдела
  • Если резюме автоматически пересылается в HR-систему стороннего разработчика (ATS — систему учёта кандидатов) — эта система должна быть упомянута как получатель данных

Данные кандидатов, не прошедших отбор

Частый вопрос — можно ли хранить резюме кандидатов, которых не взяли на работу, «на будущее». Формально это отдельная цель обработки, отличная от «рассмотрение заявки на конкретную вакансию», и для неё нужно отдельное согласие — например, чекбокс «Согласен на хранение резюме в кадровом резерве для рассмотрения на будущих вакансиях». Без такого отдельного согласия резюме отклонённого кандидата по хорошему должно удаляться по истечении срока хранения, а не оседать в базе бессрочно.

Данные о действующих сотрудниках — отдельная история

Обработка персональных данных штатных сотрудников в рамках трудовых отношений регулируется в первую очередь Трудовым кодексом и имеет свои основания, отдельные от согласия посетителя сайта, — это не требует такого же чекбокса, как форма на сайте. Но если на корпоративном сайте есть страница «Наша команда» с фотографиями и должностями сотрудников — публикация этой информации тоже требует согласия конкретного сотрудника, просто оформляется это уже трудовым, а не сайтовым документом.

Срок хранения резюме

Устоявшаяся практика — хранить резюме отклонённых кандидатов не дольше 6–12 месяцев без отдельного согласия на кадровый резерв, после чего удалять или запрашивать подтверждение, что кандидат согласен оставаться в базе дальше. Это тот же принцип «не дольше, чем необходимо для цели», применённый к конкретной ситуации HR-процесса.

Для компаний с активным набором персонала форма вакансий — ещё одна точка, которую стоит включить в общий аудит сайта наравне с формой заказа: проверить согласие, срок хранения и то, куда физически уходят загруженные файлы резюме.